CIRCULAR BACEN Nº 3.865, DE 07.12.2017
CIRCULAR BACEN Nº 3.865, DE 07.12.2017
Dispõe sobre a política de conformidade (compliance) das administradoras de consórcio e das instituições de pagamento.
A Diretoria Colegiada do Banco Central do Brasil, em sessão realizada em 7 de dezembro de 2017, com base nos arts. 6º e 7º, inciso III, da Lei nº 11.795, de 8 de outubro de 2008, 9º, incisos II e IX, e 15 da Lei nº 12.865, de 9 de outubro de 2013, resolve:
Art. 1º Esta Circular regulamenta a política de conformidade (compliance) aplicável às administradoras de consórcio e às instituições de pagamento.
Art. 2º As instituições mencionadas no art. 1º devem implementar e manter política de conformidade compatível com a natureza, o porte, a complexidade, a estrutura, o perfil de risco e o modelo de negócio da instituição, de forma a assegurar o efetivo gerenciamento do seu risco de conformidade.
Parágrafo único. Para fins desta Circular, considera-se risco de conformidade a possibilidade de a instituição sofrer sanções legais ou administrativas, perdas financeiras, danos de reputação e outros danos, decorrentes de descumprimento ou falhas na observância do arcabouço legal, da regulamentação infralegal, das recomendações dos órgãos reguladores e dos códigos de autorregulação aplicáveis.
Art. 3º Admite-se a adoção de política de conformidade única por conglomerado.
Art. 4º A política de conformidade deve ser aprovada pelo conselho de administração.
Art. 5º A política de conformidade deve definir, no mínimo:
I - o objetivo e o escopo da função de conformidade;
II - a divisão clara das responsabilidades das pessoas envolvidas na função de conformidade, de modo a evitar eventuais conflitos de interesses, principalmente com as áreas de negócios da instituição;
III - a alocação de pessoal em quantidade suficiente, adequadamente treinado e com experiência necessária para o exercício das atividades relacionadas com a função de conformidade;
IV - a posição, na estrutura organizacional da instituição, da unidade específica responsável pela função de conformidade, quando constituída;
V - as medidas necessárias para garantir independência e adequada autoridade aos responsáveis por atividades relacionadas com a função de conformidade na instituição;
VI - a alocação de recursos suficientes para o desempenho das atividades relacionadas com a função de conformidade;
VII - o livre acesso dos responsáveis por atividades relacionadas com a função de conformidade às informações necessárias para o exercício de suas atribuições;
VIII - os canais de comunicação com a diretoria ou com os administradores, com o conselho de administração e com o comitê de auditoria, quando constituído, necessários para o relato dos resultados decorrentes das atividades relacionadas com a função de conformidade, de possíveis irregularidades ou falhas identificadas; e
IX - os procedimentos para a coordenação das atividades relativas à função de conformidade com funções de gerenciamento de risco e com a auditoria interna.
Art. 6º A unidade responsável pela função de conformidade, quando constituída, deve ser integralmente segregada da atividade de auditoria interna.
Art. 7º Os responsáveis pela execução das atividades relacionadas com a função de conformidade, independentemente da existência de unidade específica na estrutura organizacional da instituição, devem:
I - testar e avaliar a aderência da instituição ao arcabouço legal, à regulamentação infralegal, às recomendações dos órgãos de supervisão e, quando aplicáveis, aos códigos de ética, de conduta e outros regulamentos que a instituição esteja obrigada a observar;
II - prestar suporte ao conselho de administração e à diretoria da instituição ou aos administradores a respeito da observância e da correta aplicação dos itens mencionados no inciso I, inclusive mantendo-os informados sobre as atualizações relevantes em relação a tais itens;
III - auxiliar na informação e na capacitação de todos os empregados e dos prestadores de serviços terceirizados relevantes, em assuntos relativos à conformidade;
IV - revisar e acompanhar a solução dos pontos levantados no relatório de descumprimento de dispositivos legais e regulamentares elaborado pelo auditor independente, conforme regulamentação específica;
V - elaborar relatório, com periodicidade mínima anual, contendo o sumário dos resultados das atividades relacionadas com a função de conformidade, suas principais conclusões, recomendações e providências tomadas pela administração da instituição; e
VI - relatar sistemática e tempestivamente os resultados das atividades relacionadas com a função de conformidade ao conselho de administração.
Parágrafo único. As instituições mencionadas no art. 1º poderão contratar especialistas para a execução de atividades relacionadas com a política de conformidade, mantidas integralmente as atribuições e responsabilidades do conselho de administração.
Art. 8º A política de remuneração dos responsáveis pelas atividades relacionadas com a função de conformidade deve ser determinada independentemente do desempenho das áreas de negócios, de forma a não gerar conflito de interesses.
Art. 9º O conselho de administração deve, além do previsto no art. 4º desta Circular:
I - assegurar:
a) a adequada gestão da política de conformidade na instituição;
b) a efetividade e a continuidade da aplicação da política de conformidade;
c) a comunicação da política de conformidade a todos os empregados e prestadores de serviços terceirizados relevantes; e
d) a disseminação de padrões de integridade e conduta ética como parte da cultura da instituição;
II - garantir que medidas corretivas sejam tomadas quando falhas de conformidade forem identificadas; e
III - prover os meios necessários para que as atividades relacionadas com a função de conformidade sejam exercidas adequadamente, nos termos desta Circular.
Art. 10. Para as instituições referidas no art. 1º que não possuam conselho de administração, as atribuições e responsabilidades previstas nesta Circular devem ser imputadas à diretoria ou aos administradores da instituição.
Art. 11. As instituições mencionadas no art. 1º devem manter à disposição do Banco Central do Brasil:
I - a documentação relativa à política de conformidade aprovada pelo conselho de administração; e
II - o relatório de que trata o inciso V do art. 7º, pelo prazo mínimo de cinco anos.
Art. 12. As instituições mencionadas no art. 1º devem implementar a política de conformidade até 30 de junho de 2018.
Art. 13. Esta Circular entra em vigor na data de sua publicação.
OTÁVIO RIBEIRO DAMASO
Diretor de Regulação
(DOU de 11.12.2017 – pág. 64 – Seção 1)