Inovar em seus processos, buscando alternativas para melhoria da eficiência operacional já é tradição na Forluz. E, mais uma vez, a Fundação sai na frente ao aderir ao Portal de Governança oferecido pela empresa Atlas Governance. A ferramenta possui uma série de funcionalidades para gestão e organização de toda a rotina dos órgãos estatutários, comitês e grupos de trabalho, que vão desde o agendamento das reuniões até o controle das deliberações, votações e registros de atas.
A iniciativa foi da área de Compliance e Governança. Cíntia Dias, analista do setor, explica que o intuito era padronizar o procedimento das reuniões dos órgãos estatutários, além de guardar documentos e informações em um único ambiente, construindo um histórico seguro e acessível. No Atlas, os usuários conseguem disponibilizar e consultar a documentação referente aos temas em debate, além de deixarem comentários e registrarem votos. "Com isso, conseguimos um monitoramento eficiente das movimentações, já que o sistema informa data e hora de cada modificação feita pelo integrante do grupo que participa da reunião. Também podemos elaborar uma ata mais sucinta, somente com os resultados, tendo em vista que as discussões já estarão registradas no Portal", ressalta Cíntia. Ela enfatiza também que o Portal possibilita as mesmas condições para a realização de reuniões presenciais ou virtuais e que todos os dados podem ser checados de onde a pessoa estiver, até mesmo pelo celular.
Conforme Manuela Relvinhas, assistente da área, o Comitê de Investimentos foi o primeiro órgão a utilizar a ferramenta, em reunião realizada no mês de janeiro. Desde então, a Diretoria Executiva, o Conselho Fiscal, o Comitê de ALM, Comitê de Auditoria e grupos de trabalho da Entidade também adotaram a tecnologia. Ela ressalta que a medida fortalece a Governança da Fundação. "O Portal foi desenvolvido para atender às diretrizes do manual de Governança Corporativa do IBGC (Instituto Brasileiro de Governança Corporativa), de equidade, transparência, prestação de contas e responsabilidade corporativa. Além disso, todo o conteúdo é criptografado e temos a garantia de confidencialidade das informações, prezando pela segurança", pontua. Ainda segundo Manuela, a equipe da Forluz solicitou pequenas customizações, que foram implementadas pela Atlas para que o sistema estivesse alinhado aos procedimentos internos.
Tendência digital avança
A experiência bem-sucedida da Forluz com o Portal de Governança foi apresentada pelo diretor de Seguridade e Gestão, Thiago Gonçalves, durante a reunião do Colégio de Coordenadores da Comissão de Planos Previdenciários da Abrapp (Associação Brasileira das Entidades Fechadas de Previdência Complementar) e despertou o interesse da Conecta Soluções Associativas. Com isso, a empresa fechou uma parceria com a Atlas Governance, para que o software ganhasse espaço entre outras entidades.
Para Thiago, a ferramenta é um avanço relevante para todo o sistema, que visa se reinventar. "Representa uma desburocratização, uma vez que eliminamos um grande volume de papel e ganhamos em agilidade para as reuniões". Ele afirma ainda que a tendência de automatizar processos e investir em tecnologia é algo que precisa ser incorporado pelos profissionais dos fundos de pensão. "É uma mudança de postura e cultura que ainda está sendo assimilada. Ferramentas como esta são muito adequadas às necessidades atuais do sistema, mas as pessoas também precisam estar abertas para assimilarem este movimento", pondera.
Fonte: Forluz - Fundação Forluminas de Seguridade Social , em 24.09.2019